Stejná data hledáte v několika různých systémech.
AUTOMATIZACE PROCESŮ & AI
Od business problému k funkčnímu řešení
Pomáháme firmám zjednodušit interní procesy, propojit data a zavést praktickou automatizaci nebo AI řešení tam, kde dávají skutečný obchodní smysl. Využíváme přitom co nejvíce technologie, které už ve firmě používáte.
Nezačínáme technologiemi. Začínáme pochopením vašeho byznysu.
- 01 Business problém
- 02 Business Snapshot
- 03 Návrh
- 04 Funkční řešení
- 05 Měření
BUSINESS SNAPSHOT
Nejdřív zjistěte, co má opravdu smysl změnit
Během 1–2 týdnů zjistíte, kde proces zbytečně bere čas, kde vznikají problémy a co má smysl zlepšit, automatizovat nebo podpořit pomocí AI.
- Mapa současného procesu
- Místa, kde vznikají ztráty času nebo chyby
- Příležitosti seřazené podle přínosu
- Doporučený plán dalších kroků
Je to pro vás, pokud…
Firma stojí na několika klíčových lidech.
Administrativa brzdí tým.
Nechcete investovat do AI, dokud nevíte, kde skutečně pomůže.
POSTUP
Jak pracujeme
-
01
Úvodní konzultace
Ověříme, zda dává spolupráce smysl.
-
02
Business Snapshot
Během 1–2 týdnů zjistíte, kde proces zbytečně ztrácí čas, co snižuje jeho efektivitu a které části má smysl automatizovat.
-
03
Návrh řešení
Vybereme vhodný rozsah, nástroje a priority.
-
04
První funkční řešení a zavedení
Vytvoříme funkční řešení a ověříme jej s uživateli.
-
05
Spuštění do provozu a měření výsledků
Zaškolíme tým, nastavíme ukazatele, podle kterých změříme výsledky a řešení dále optimalizujeme.
MĚŘENÍ VÝSLEDKŮ
Ukazujeme výsledky férově
Technologie má sloužit byznysu.
AI není cíl, ale nástroj.
Automatizujeme jen to, co má měřitelný přínos.
Neprodáváme automatizaci naslepo. Nejprve pochopíme proces, potom navrhneme a postavíme řešení, jehož výsledky lze skutečně měřit.
VÝSLEDKY A PŘEHLEDY
Jak klient výsledky dostává
Ukázka, jak výstupy z procesu vypadají a jak se k nim klient dostává.
Přehled procesu
Doba zpracování
Aktuální hodnota
Dokončení procesu
Cílová hodnota
Počet ručních předání
Před nasazením
Po nasazení
Vývoj v čase
Míra používání řešení
Před nasazením
Po nasazení
Vývoj v čase
Stav procesních instancí
- Dokončeno
- Probíhá
- Vyžaduje pozornost
Ukázkový přehled výsledků — konkrétní ukazatele se nastavují podle procesu klienta.
Co lze sledovat
- Čas zpracování
- Počet ručních předání
- Chybovost
- Dokončení procesu
- Míra používání řešení
- Stav jednotlivých případů
Jak klient dostává přehled výsledků
- Přehled výsledků v Power BI
- Automatický týdenní přehled
- Pravidelné vyhodnocení výsledků
- Doporučení dalších zlepšení
Princip měření
Výsledky vyhodnocujeme společně s klientem v pravidelných intervalech.
Stejné ukazatele nedávají smysl pro každý proces. Vybíráme pouze metriky, které mají využitelný smysl pro konkrétní proces a rozhodování klienta.
REFERENCE
Příklady řešených projektů
Anonymizované ukázky projektů z různých odvětví.
Důvěrnost a měření
Názvy klientů neuvádíme. Uvedené úspory představují orientační potenciál obdobného řešení.
Digital Onboarding & Process Automation
Digitalizace nástupu zaměstnanců a předávání úkolů
Před
- Manuální checklisty
- Komunikace e-mailem
- Omezená dohledatelnost kroků
- Různé postupy onboardingu
Po
- Centrální aplikace
- Workflow a sledování průběhu
- Jednotný proces
- Vyšší transparentnost
Odhadovaný potenciál
4–6 h týdně
potenciál snížení administrativy
až 40 %
méně ručních předání
Onboarding zaměstnanců · Checklisty · Předávání úkolů · Sledování průběhu
Sales Process Transformation
Sjednocení a digitalizace práce obchodního týmu
Před
- Různé způsoby práce obchodních zástupců
- Roztříštěný sběr informací
- Chybějící jednotný reporting
- Omezený přehled managementu
Po
- Standardizované obchodní procesy
- Společný způsob plánování
- Kvalitnější data
- Lepší přehled managementu
Odhadovaný potenciál
3–5 h týdně
potenciál úspory na tým
až 30 %
méně ruční přípravy reportingu
Plánování obchodních aktivit · Sběr dat z trhu · Reporting · Standardizace práce
BI Platform Migration
Před
- Přechod ze starší reportingové platformy
- Riziko ztráty funkcionality
- Potřeba validace dat
- Nutnost zachovat kontinuitu reportingu
Po
- Postupná migrace dashboardů
- Ověřená datová konzistence
- Modernější BI prostředí
- Zachování klíčových funkcionalit
Odhadovaný potenciál
2–4 h týdně
potenciál omezení ručních kontrol
až 25 %
méně opakovaných validačních kroků
Migrace dashboardů · Validace dat · Reportingová kontinuita · Uživatelská podpora
Legal Practice Management System
Systém pro správu klientů, případů a dokumentů
Před
- Klienti, případy a dokumenty byly spravovány převážně manuálně
- Informace byly rozptýlené mezi soubory a komunikací
- Chyběl jednotný přehled nad agendou
- Administrativa byla závislá na ruční práci
Po
- Centrální systém pro správu klientů a případů
- Jednotné místo pro dokumenty a související informace
- Lepší přehled nad agendou
- Základ pro další automatizaci procesů
Odhadovaný potenciál
2–4 h týdně
potenciál omezení ruční administrativy
až 25 %
méně opakovaných kroků při práci s případy a dokumenty
Klientská agenda · Správa případů · Dokumenty · Interní administrativa
KONKRÉTNÍ ŘEŠENÍ
Konkrétní typy řešení
Vyberte oblast, která nejvíce odpovídá vaší situaci. Každé řešení začíná krátkým zmapováním procesu a návrhem vhodného postupu.
Administrativa a interní pracovní postupy
- Schvalování požadavků a dokumentů
- Předávání úkolů mezi týmy
- Evidence stavu jednotlivých případů
- Automatická upozornění a připomínky
Reporting a datové přehledy
- Power BI dashboardy
- Automatické týdenní a měsíční reporty
- Sjednocení dat z více zdrojů
- Přehled klíčových ukazatelů a stavu procesů
Dokumenty a schvalování
- Sběr a třídění dokumentů
- Extrakce údajů z formulářů a příloh
- Kontrola úplnosti podkladů
- Postup schvalování a archivace
Obchod, CRM a péče o klienty
- Správa klientů a obchodních případů
- Plánování obchodních aktivit
- Evidence komunikace a úkolů
- Reporting obchodního týmu
Personalistika, nástup zaměstnanců a školení
- Nástup a odchod zaměstnanců
- Digitální kontrolní seznamy (checklisty)
- Potvrzení školení a oprávnění
- Přehled dokončení jednotlivých kroků
AI asistenti a znalostní báze
- Vyhledávání v interní dokumentaci
- Odpovědi nad firemními znalostmi
- Shrnutí dokumentů a reportů
- Asistovaná příprava podkladů
BEZPEČNOST
Citlivá data chráníme od prvního jednání
Rozsah ochrany nastavujeme podle typu projektu, dat a prostředí klienta.
dohoda o mlčenlivosti (NDA)
Dohodu o mlčenlivosti můžeme podepsat před sdílením citlivých obchodních nebo technických informací.
GDPR a smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)
Při zpracování osobních údajů nastavíme odpovídající smluvní, organizační a technické podmínky.
Minimální přístup
Pracujeme pouze s daty a přístupy, které jsou pro konkrétní projekt skutečně nezbytné.
Bezpečné AI služby
Klientská data nevkládáme do veřejných AI nástrojů ani je nepoužíváme k trénování modelů bez souhlasu.
Konkrétní bezpečnostní, datové a podmínky uchovávání dat se definují před zahájením práce s produkčními daty.
NÁŠ PŘÍSTUP
Proč Process Minds vznikly
Process Minds vznikly z přesvědčení, že dobré řešení nezačíná výběrem technologie, ale pochopením skutečného problému.
V praxi jsme opakovaně viděly, že firmy investují do nových nástrojů dříve, než si ujasní, co jejich procesy skutečně brzdí. Proto nejdříve analyzujeme současný způsob práce, potřeby lidí a dostupná data — a teprve potom navrhujeme, co má smysl změnit, automatizovat nebo podpořit pomocí AI.
Naším cílem není zavádět více technologií. Naším cílem je pomáhat firmám zavádět změny, které jsou praktické, použitelné a mají skutečný přínos.
O NÁS
Dvě role, jeden společný výsledek
Lenka Langerová
Client Success Partner
Lenka se zaměřuje na rozvoj klientských vztahů, obchodní komunikaci a koordinaci spolupráce. Pomáhá klientům formulovat jejich potřeby, připravuje úvodní jednání a zajišťuje srozumitelnou komunikaci v průběhu projektu.
Anastasia Spiridonova
Solution Design & Automation Partner
Anastasia analyzuje byznysové potřeby a procesy, identifikuje příležitosti ke zlepšení a navrhuje vhodná řešení. Propojuje procesní analýzu, data, automatizaci a AI a převádí návrhy do praktické realizace.
Úvodní konzultace je společným vstupním bodem pro spolupráci s ProcessMinds.
Domluvit 30min konzultaciFAQ
Časté otázky
Najděme první proces, který stojí za to zlepšit
Během 30 minut ověříme, zda pro vás dává smysl Business Snapshot nebo jiný typ spolupráce.